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Come organizzare un evento virtuale aziendale da remoto





Gli eventi virtuali non solo sono utili per espandere il proprio pubblico e a promuovere l'inclusività, ma possono anche essere un modo efficace per aumentare le entrate e tenere traccia dei dati del target di riferimento


attenzione al GDPR – su questo presto terremo una masterclass.


Pertanto, con un'abbondanza di aspetti positivi offerti da questa nuova tipologia di "evento", è essenziale sapere come organizzarne uno.


Gestire un evento virtuale richiede molte attenzioni, una in primis su quale piattaforma ospitarlo. Vediamo insieme le caratteristiche chiave che le migliori piattaforme devono avere per assicurarvi eventi online di successo.


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  • Il software della piattaforma dovrebbe offrire la funzionalità di personalizzazione, tra cui un sito Web di eventi del brand, funzionalità di registrazione personalizzabili, e-mail personalizzabili e agende personalizzate.

Se i partecipanti accedessero alla pagina di registrazione dell'evento e vedessero il logo della piattaforma invece di quello aziendale, potrebbero non sentirsi sicuri e decidere di non registrarsi. Essere in grado di integrare il branding e la messaggistica della vostra azienda in tutta la piattaforma dell'evento virtuale contribuirà a creare un'esperienza coerente.


  • Proprio come gli eventi in persona, è essenziale essere in grado di comunicare con i partecipanti in tutte le fasi dell'evento e mantenerli coinvolti durante le sessioni virtuali.

Quindi assicuratevi di sfruttare al meglio le funzionalità aggiuntive che consentono di chattare e inviare messaggi tra i partecipanti, una funzione di chat di gruppo è un ottimo modo per ottenere l'attenzione di tutti.

Inoltre, una piattaforma adeguata avrà le opzioni per una funzione q & a, sondaggi dal vivo e sondaggi di feedback. Tutto questo è essenziale per ottenere il massimo dalla partecipazione del pubblico.


  • Le piattaforme flessibili consentono di personalizzare ogni evento virtuale in base al pubblico, agli obiettivi aziendali e al budget.


Per eventi semplici, i partecipanti possono visualizzare un webinar con diapositive e solo audio. Possono anche visitare una libreria digitale per supportare contenuti come diapositive di presentazione, post di blog e materiali di supporto. Per eventi virtuali aziendali più complessi, i partecipanti potranno visualizzare un live streaming con il relatore insieme a pannelli informativi che aiutano il coinvolgimento del pubblico, tutti su un unico schermo, e in un unico posto, proprio come si farebbe durante un evento dal vivo. Questo risultato non può essere raggiunto senza una piattaforma adeguata.


  • Le piattaforme che permettono la condivisione di back-end co-gestiti consentono agli organizzatori di gestire l'evento in autonomia, offrendo al contempo anche il controllo al cliente. Oltre a poter visualizzare l'evento dal punto di vista di un partecipante, è possibile avere accesso, in tempo reale, a molti dati e intel interessanti.

È possibile tenere “il polso” dell’evento con dati dell’ultimo minuto su visitatori, visualizzazioni, domande, download, post e condivisioni.

E’ possibile creare report personalizzati all'istante, particolarmente utili quando sono coinvolti sponsor e stakeholder.


  • Focalizzandoci su come sfruttare al meglio le opportunità di sponsorizzazione in un ambiente remoto, abbiamo la possibilità di posizionare il logo di uno sponsor in vari modi.

Per esempio, un modo per attirare l'attenzione è offrire un'opportunità di posizionamento del logo sulla pagina di benvenuto; qui gli sponsor di alto livello potrebbero implementare grafiche o messaggi video. Si possono anche offrire pagine personalizzate all'interno dell'evento stesso, in cui gli sponsor possono pubblicare dimostrazioni di prodotti dal vivo, filmati video accattivanti e altro ancora.


Nel complesso, gli eventi virtuali stanno giocando un ruolo più significativo nel settore degli appuntamenti aziendali. Le aziende si sono rese rapidamente conto che gli incontri e gli eventi virtuali & ibridi offrono una serie di vantaggi e anche se le abitudini torneranno come prima della pandemia, con l'integrazione di piattaforme di eventi virtuali sarete in grado di consentire al vostro pubblico di visualizzare un live streaming del vostro evento e chattare con i partecipanti nei loro uffici in tutto il mondo senza che nessuna abbia la necessità di spostarsi!

I costi delle spese di viaggio e i problemi della lingua e dei tempi fuori ufficio si sono mitigati come per magia, e la pianificazione virtuale degli eventi è sicuramente qui per restare.


Il nostro post finisce qua come sempre vi ringraziamo e se avete bisogno di noi contattateci.

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