Tutto il duro lavoro ha dato i suoi frutti e il vostro evento è stato un vero successo, ma non è lì che finisce il tutto. Chiedete alla vostra agenzia di eventi di aiutarvi con un piano di comunicazione post-evento fin dalle prime fasi di progettazione, questo farà si che l’evento sia ricordato e duri nel tempo. Ecco i nostri suggerimenti:
1. follow-up via e-mail
Questo potrebbe sembrare ovvio, ma un'e-mail di follow-up il giorno dopo il vostro evento per dire grazie per aver partecipato, è la prima cosa da fare. Vi consigliamo di utilizzare la piattaforma di eventi virtuali che avete usato così sarete riconosciuti e potrete personalizzare la vostra comunicazione di follow-up. Nella mail potrete inserire alcuni dei momenti salienti dell'evento, includere immagini oppure un link ad un possibile sondaggio di feedback.
Proprio questo ci porta al nostro prossimo suggerimento...
2. pubblicare sondaggi di feedback dell’evento
Se non lo avete già incluso nel vostro evento live, un ottimo modo per tornare in contatto con i partecipanti è tramite un sondaggio di feedback. Un buon incentivo per i partecipanti potrebbe prevedere un accesso alle foto dell'evento o ai possibili codici sconto degli sponsor in seguito alla condivisione dei loro commenti. La vostra agenzia di eventi sarà in grado di consigliarvi su come attivare questi processi, da un semplice sondaggio a un sofisticato modulo di invio tramite il vostro sistema di gestione dati.
3. creare una sezione di contenuti interessanti
Finito l’avvenimento i partecipanti potrebbero aver bisogno di accedere al contenuto dell'evento. Creare una sezione di follow-up per ospitare tutti gli elementi di interesse sarà un ottimo modo per prolungare la durata del vostro evento. Che si tratti di presentazioni, materiale di lettura o video, questa sarà una sezione di grande importanza dove i partecipanti potranno tornare più e più volte.
4. mettete a buon uso la vostra squadra vendite
Se l'obiettivo del vostro evento era quello di aumentare le vendite, chiedete ai vostri account manager di seguire personalmente i partecipanti al termine dell’avvenimento. Potrebbe trattarsi di una chiamata veloce o una e-mail personalizzata che fornisce tutte le informazioni che potrebbero aver richiesto o semplicemente facendo loro sapere che siete a disposizione per assistere con qualsiasi nuova richiesta. Questo è un modo sicuro per costruire relazioni con i clienti importanti.
5. social
Durante l’evento, avrete accumulato molti nuovi follower, e questo è il momento perfetto per rimanere in contatto. Collaborate con la vostra agenzia di eventi per creare un piano di pubblicazione che garantisca che i vostri contenuti siano freschi, divertenti e aggiornati. Questo potrebbe anche includere chiedere agli ospiti di condividere i loro video o le loro foto scattate durante il tuo evento. Sarete in grado di condividere informazioni su eventi futuri e interagire con il vostro pubblico in modo giocoso e memorabile.
6. analizzare i dati
Avrete raccolto una serie di dati durante tutto il ciclo dell’organizzazione ed esecuzione dell'evento; questi possono essere utilizzati per personalizzare qualsiasi progetto futuro. Come, ad esempio, servirsi dei dati raccolti durante il processo di registrazione per creare profili dei partecipanti e ottenere una comprensione completa di chi è il pubblico e delle loro abitudini. I numeri delle presenze mostreranno quali sessioni sono state le più popolari e, a sua volta, questo vi aiuterà a sviluppare contenuti futuri e selezionare relatori che sono di interesse per i vostri ospiti.
7. invitare i partecipanti al prossimo evento
Lo scopo finale post-evento è quello di invitare i partecipanti a qualsiasi avvenimento futuro che avete intenzione di pianificare. Dare modo ai partecipanti di avere l'accesso anticipato al vostro sistema di registrazione e magari anche uno sconto “early bird”, è un ottimo modo per fidelizzare e premiare gli ospiti per le partecipazioni a venire.
QJTeam è una delle principali agenzie di gestione eventi con sede a Milano e operativa su tutto il territorio nazionale e all’estero. Lavoriamo a stretto contatto con i nostri clienti, creando eventi memorabili e su misura per qualsiasi target. Se avete domande su come lo facciamo o vorreste saperne di più,