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Se state pensando di organizzare un evento vogliamo offrirvi un percorso di piccoli “step”, che possono sembrare scontati ma non lo sono affatto, che aiuteranno voi e la vostra agenzia a far filare tutto liscio come l’olio dal concept alla realizzazione, passando per la comunicazione e i ringraziamenti finali.
Partiamo:
STEP 1
Iniziamo a conoscerci. In questa prima fase è assolutamente indispensabile trasmettere all’agenzia tutte le informazioni sull’attività della vostra azienda, i motivi del perché si vuole l’evento e ovviamente gli obiettivi che si vogliono raggiungere. Non dimenticate le tempistiche, un evento non deve essere organizzato in maniera frettolosa. Tutto questo “intel” permetterà all’agenzia di iniziare a ideare un concept.
Non dimenticate di comunicare il budget: da un minimo ad un massimo.
STEP 2
L’agenzia ora dovrà iniziare a pensare, e trovare la giusta ispirazione! Tanta ricerca va in questa fase e le fonti, specialmente oggigiorno, sono infinite dal semplice passa parola ai libri d’arte. L’obiettivo è creare un progetto unico e “cucito” sulle esigenze del cliente.
STEP 3
In questa fase I creativi si scatenano e si divertono un sacco producendo concept su concept che verranno discussi e approfonditi. Quelli giudicati più accattivanti e concettualmente più adatti alle esigenze del cliente verranno elaborati per poter essere presentati.
STEP 4
Questo punto è meno creativamente interessante ma assolutamente indispensabile per la buona riuscita del progetto. Bisogna infatti valutare la fattibilità e studiare l’adattabilità del design e la logistica, in modo da sviluppare e mantenere il fascino del concept iniziale.
In questa fase è fondamentale verificare se i progetti rientrano nel budget a disposizione. Parola d’ordine non perdere mai di vista il budget.
STEP 5
Si va in presentazione. Eccoci finalmente arrivati al momento in cui cliente e agenzia si ritrovano attorno ad un tavolo (noi continuiamo a essere fiduciosi che d’ora in poi gli eventi si possano fare in presenza e i meeting pure…). Voi – cliente – ci fornirete un feedback nonché eventuali modifiche e accorgimenti che vorreste essere presi in considerazione. In seguito all’incontro il progetto verrà ulteriormente affinato fino ad arrivare alla proposta finale.
STEP 6
Una volta ricevuta l’approvazione tutto il concept verrà declinato, si comincerà a contattare i fornitori, si inizierà a comunicare l’evento e ci si aggiornerà con una certa frequenza per far si che il prodotto finale sarà un’occasione unica e un’esperienza indimenticabile.
STEP 7
Ringrazia tutti. Noi agenzia ringrazieremo tutti i fornitori e tutti coloro coinvolti nella buona riuscita dell’evento. Voi cliente ringrazierete tutti i partecipanti per aver contribuito a rendere l’avvenimento indimenticabile e, ovviamente, noi agenzia per aver reso il tutto possibile.
Se preferite fare quattro chiacchiere chiamate: +39 339 468 0638 - VI ASPETTIAMO